La bureaucratie est-elle le plus grand problème de l’entreprise ? Toute entreprise qui s’organise met en place des processus métiers et une division claire du travail, que ce soient les Ressources humaines, la Direction financière ou encore la Direction des risques. Ses processus métiers sont un gage de rigueur, de qualité et d’efficacité.

Trop de processus : un risque d’infobésité ?

Avec le temps, les processus métiers et procédures se multiplient, pour intégrer la complexité croissante de l’entreprise. Et cette multiplication entraîne un phénomène de saturation. A partir d’un certain seuil, les salariés qui sont sollicités par un volume trop important d’informations à traiter, se retrouver en situation d’infobésité. Et l’un des principaux symptômes de cette nouvelle « maladie » des entreprises, c’est le désintérêt croissant pour tous les messages envoyés par les services de communication interne.

Simplifier : un enjeu majeur.

Il y a là un grand risque : si les processus métiers ne sont plus partagés au sein de l’entreprise, ils perdent en pertinence et en efficacité. Les démarches de conformité, de qualité et de gestion des risques peuvent finir par être oubliées ou négligées, quitte à menacer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Par ailleurs, les approches processus sont souvent une bonne façon d’aborder la complexité des environnements et l’accélération des échanges. Les processus métiers sont transverses et leur communication doit concerner toute l’entreprise. Encore faut-il qu’ils soient suffisamment simples à comprendre et faciles à trouver.

Comment partager les processus avec les salariés ?

Une modélisation simple et intuitive des processus

Les processus métiers sont souvent modélisés de façon complexe, avec le langage BPMN, UML ou encore MERISE. Si ces langages permettent la modélisation de processus complexes, ils ne sont pas toujours simples ni intuitifs. L’un des principaux enjeux, pour une bonne connaissance des processus par les salariés, réside dans le fait de simplifier leur modélisation, pour qu’elle soit facile à comprendre. Ils peuvent alors prendre la forme de fiches réflexes que les salariés pourront s’approprier facilement.

Un espace partagé facile à trouver

Les processus métiers sont la mémoire de l’entreprise. Problème : ils sont souvent éparpillés sous différents formats, comme autant de feuilles volantes numériques. Fichiers Powerpoint, fichiers PDF, Intranet, Sharepoint, emails : on trouve des processus à trop d’endroits et le salarié risque la saturation ! Il est important que les fiches réflexes, les procédures et les processus soient stockées sur un espace centralisé et partagé avec tous les collaborateurs. Ceci permet de s’assurer d’une bonne diffusion et d’une bonne connaissance des processus métiers dans toute l’organisation.

Mettre en place un partage de processus : qui est le responsable ?

Dans de nombreuses entreprises, la direction des systèmes d’information s’occupe de la gestion documentaire et de différents outils relatifs à ce domaine. Cependant, dans le cas du partage des processus, cette mission peut être prise en charge par d’autres interlocuteurs de l’entreprise. Cela peut être par exemple le responsable qualité, le Directeur des risques ou encore le DPO ou le référent RGPD.

En ajoutant une brique logicielle simple, Parcours.io fait le lien entre l’organigramme, l’intranet ou encore les procédures. Il permet de matérialiser par des fiches réflexes, des « parcours » métiers transverses.  

Son l’utilité est très large. Il était au départ conçu dans l’idée de préserver la transmission du savoir-faire, de partager des bonnes pratiques. Mais ce sont les directions centrales qui s’en sont emparées car elles souhaitent donner une réponse à celui qui pose les questions : qui fait quoi ? comme faire ? A qui dois-je m’adresser ?

Un principe est simple : faire simple.

Parcours.io permet de structurer des thèmes et d’attribuer des parcours à chacun d’entre eux. L’administrateur construit ses parcours avec une interface intuitive et partage son interface avec tous les utilisateurs.

En quelques heures à peine, et au moyen de fiches, sont établis les liens entre les besoins métiers, les éventuelles questions et la marche à suivre.